ТОПТЕМИ:

08:53

Як на підприємстві має бути організований порядок погодження договорів, пояснила юристка

У сучасних компаніях все частіше використовуються електронні системи погодження договорів

Правильно організований порядок погодження договорів є важливим інструментом управління правовими та фінансовими ризиками підприємства. Погодження договорів повинно бути не формальністю, а ефективною процедурою, яка дозволяє уникнути недоліків у змісті договору, узгодити позиції різних підрозділів та виявити потенційні ризики до моменту підписання. Про це Інформатору розповіла юристка практики господарського права юридичної компанії «Приходько та партнери» Вікторія Огородник.

За словами юристки, метою погодження договорів є перевірка відповідності проєкту договору інтересам підприємства, забезпечення дотримання вимог законодавства, узгодження технічних, фінансових, господарських та правових умов, зниження ризику конфліктів, збитків або судових спорів у майбутньому.

Варіант 1: За наявності електронної системи документообігу

У сучасних компаніях все частіше використовуються електронні системи погодження договорів (наприклад, M.E.Doc, SharePoint, CRM-системи, внутрішні платформи). Це дає змогу автоматизувати, уніфікувати та прозоро відстежувати всі етапи:
Відповідальний відділ (ініціатор) завантажує проєкт договору в систему. По черзі договір перевіряється:

Фінансовим відділом – на відповідність бюджету, наявність фінансування.
Відділом постачання / виробництва / ІТ – технічні умови, строки, обсяги.
Службою безпеки – перевірка контрагента (див. пункт 3).
Юридичним відділом (на завершальному етапі) – на предмет законності, коректності формулювань, відсутності ризиків.

Кожен підрозділ має змогу:

залишити коментар або зауваження;
погодити документ або повернути його на доопрацювання.

Після усунення всіх зауважень договір підлягає остаточному погодженню юристом, який перевіряє узагальнені зміни і дає "зелене світло" на підписання. Переваги: чіткий контроль, відстеження відповідальних осіб, уникнення втрати документів, зниження людського фактора.

Варіант 2: У разі відсутності електронної системи

Якщо підприємство не має електронної системи, порядок погодження можна реалізувати в паперовому або змішаному форматі (пошта + документообіг):

Проєкт договору роздруковується (або надсилається електронною поштою) у внутрішньому листі погодження.
Встановлюється послідовність, в якій структурні підрозділи надають свої висновки:
Письмові резолюції / коментарі додаються до договору.
Кожен відділ має визначений термін для погодження (наприклад, 1-2 робочі дні).

Після внутрішнього погодження договір передається до юридичного відділу, який: аналізує зауваження інших підрозділів; усуває ризикові положення; готує фінальну версію договору до підписання. Рекомендація: навіть за паперового формату варто ввести Журнал погодження договорів або таблицю Excel для фіксації дати, відповідальних та статусу договору.

Можливі наслідки співпраці з неблагонадійним контрагентом

Хто такий "неблагонадійний контрагент"

Це юридична або фізична особа, яка:

має проблеми з виконанням зобов'язань (затримки платежів, невиконання договорів);
має негативну репутацію;
перебуває у стані ліквідації, банкрутства або судових спорів;
фігурує у списках санкцій або розслідувань;
виявляє ознаки фіктивності чи шахрайства.

Основні ризики для підприємства

Фінансові втрати

Невиконання умов договору: поставка неякісного товару, порушення строків, відмова від виконання.
Збитки від передоплати за договором, яка не була виконана.
Зростання дебіторської заборгованості без шансів на її стягнення.

Юридичні наслідки

Неможливість захистити свої інтереси у суді (якщо контрагент "фіктивний").

Визнання договору недійсним (наприклад, якщо контрагент не мав повноважень або правоздатності).
Проблеми з податковими органами (особливо при фіктивному ПДВ-кредиті, "скрутках").

Репутаційні ризики

Втрата довіри з боку партнерів, клієнтів, інвесторів.
Асоціація з сумнівними структурами (особливо якщо контрагент фігурує у кримінальних справах).

Операційні затримки

Зрив термінів постачання або виробництва через контрагента.
Необхідність оперативного пошуку нового постачальника або замовника.

Як знизити ризики співпраці

Перевірка контрагента перед укладенням договору:

Витяг з ЄДРПОУ, статус платника ПДВ.
Податковий борг (можна перевірити онлайн).
Судова історія (через Єдиний держ. реєстр судових рішень).
Публічні дані (репутація, публікації, новини).
Перевірка повноважень підписанта (довіреність, статут).
Внесення до договору страхових механізмів: аванс лише за гарантійним листом або страховим зобов’язанням; штрафні санкції за невиконання зобов’язань; забезпечення виконання (завдаток, порука, банківська гарантія).

"Ефективне погодження договорів — це не лише формальна вимога, а стратегічний інструмент зниження ризиків. Ключову роль відіграє юрист, який має здійснювати фінальну перевірку з урахуванням коментарів інших відділів. Співпраця з ненадійним контрагентом несе реальні загрози — фінансові, правові, репутаційні. Тому профілактика проблем через ретельну перевірку партнера та належно оформлений договір — це інвестиція в стабільність бізнесу", - резюмувала Огородник.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал, щоб не пропустити важливих новин. Підписатися на канал у Viber можна тут.

Зараз читають на Інформаторі

12:35

Що таке страховий стаж та як перевірити його на сайті Пенсійного фонду