Как на предприятии должен быть организован порядок согласования договоров, объяснила юристка
В современных компаниях все чаще используются электронные системы согласования договоров
Правильно организованный порядок согласования договоров является важным инструментом управления правовыми и финансовыми рисками предприятия. Соглашение договоров должно быть не формальностью, а эффективной процедурой, позволяющей избежать недостатков в содержании договора, согласовать позиции разных подразделений и выявить потенциальные риски к моменту подписания. Об этом Информатору рассказала юристка практики хозяйственного права юридической компании «Приходько и партнеры» Виктория Огородник.
По словам юристки, целью согласования договоров является проверка соответствия проекта договора интересам предприятия, обеспечение соблюдения требований законодательства, согласование технических, финансовых, хозяйственных и правовых условий, снижение риска конфликтов, ущерба или судебных споров в будущем.
Вариант 1: При наличии электронной системы документооборота
В современных компаниях все чаще используются электронные системы согласования договоров (например, MEDoc, SharePoint, CRM-системы, внутренние платформы). Это позволяет автоматизировать, унифицировать и прозрачно отслеживать все этапы:
Ответственный отдел (инициатор) скачивает проект договора в систему. Поочередно договор проверяется:
- Финансовым отделом – соответствие бюджета, наличие финансирования.
- Отделом поставки/производства/ИТ – технические условия, сроки, объемы.
- Служба безопасности – проверка контрагента (см. пункт 3).
- Юридическим отделом (на завершающем этапе) – на предмет законности, корректности формулировок, отсутствия рисков.
Каждое подразделение имеет возможность:
- оставить комментарий или замечание;
- согласовать документ или вернуть его на доработку.
После устранения всех замечаний договор подлежит окончательному согласованию юристом, который проверяет обобщенные изменения и дает "зеленый свет" на подписание.
Вариант 2: При отсутствии электронной системы
Если у предприятия нет электронной системы, порядок согласования можно реализовать в бумажном или смешанном формате (почта + документооборот):
- Проект договора распечатывается (или направляется по электронной почте) во внутреннем письме согласования.
- Устанавливается последовательность, в которой структурные подразделения дают свои выводы:
- Письменные резолюции/комментарии прилагаются к договору.
- Каждый отдел имеет определенный срок для согласования (например, 1-2 рабочих дня).
После внутреннего согласования договор передается в юридический отдел, который анализирует замечания других подразделений; устраняет рисковые положения; готовит финальную версию договора к подписанию. Рекомендация: даже при бумажном формате следует ввести Журнал согласования договоров или таблицу Excel для фиксации даты, ответственных и статуса договора.
Возможные последствия сотрудничества с неблагонадежным контрагентом
Кто такой "неблагонадежный контрагент"
Это юридическое или физическое лицо, которое:
- имеет проблемы с исполнением обязательств (задержки платежей, невыполнение договоров);
- имеет отрицательную репутацию;
- находится в состоянии ликвидации, банкротства или судебных споров;
- фигурирует в списках санкций или расследований;
- выявляет признаки фиктивности или мошенничества.
Основные риски на предприятии
Финансовые потери
- Невыполнение условий договора: поставка некачественного товара, нарушение сроков, отказ от исполнения.
- Убытки от предоплаты по договору, которая не была исполнена.
- Рост дебиторской задолженности без шансов на ее взыскание.
Юридические последствия
Невозможность защитить свои интересы в суде (если контрагент "фиктивный").
- Признание договора недействительным (например, если у контрагента не было полномочий или правоспособности).
- Проблемы с налоговыми органами (особенно при фиктивном НДС-кредите, "скрутках").
Репутационные риски
- Утрата доверия со стороны партнеров, клиентов, инвесторов.
- Ассоциация с сомнительными структурами (особенно если контрагент фигурирует по уголовным делам).
Операционные задержки
- Срыв сроков поставки или производства из-за контрагента.
- Необходимость оперативного поиска нового поставщика или заказчика.
Как снизить риски сотрудничества
Проверка контрагента перед заключением договора:
- Выписка из ЕГРПОУ, статус плательщика НДС.
- Налоговый долг (можно проверить онлайн).
- Судебная история (через Единый гос. Реестр судебных решений).
- Публичные данные (репутация, публикации, новости).
- Проверка полномочий подписанта (доверенность, устав).
- Внесение в договор страховых механизмов: аванс только по гарантийному письму или страховому обязательству; штрафные санкции за невыполнение обязательств; обеспечение выполнения (задаток, поручительство, банковская гарантия).
"Эффективное согласование договоров — это не только формальное требование, а стратегический инструмент снижения рисков. Ключевую роль играет юрист, который должен осуществлять финальную проверку с учетом комментариев других отделов. Сотрудничество с ненадежным контрагентом несет реальные угрозы — финансовые, правовые, репутационные. Поэтому профилактика проблем через тщательную проверку партнера и надлежаще оформленный договор – это инвестиция в стабильность бизнеса", - резюмировала Огородник.
Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы не пропустить важные новости. Подписаться на канал в Viber можно здесь.
