Зачем оцифровать трудовую книжку и кто это должен делать, объясняет Пенсионный фонд.
Сканкопию трудовой книжки для оцифровки в Пенсионный фонд Украины через вебпортал электронных услуг Фонда может представить как сам работник, так и его страхователь
В Украине идет переход от бумажных трудовых книжек к электронным. Украинцам советуют не откладывать оцифровку документов, ведь из-за несвоевременной процедуры можно потерять часть страхового стажа или задержать назначение пенсии. Как говорится в законе, переход на электронный формат трудовых книг стартовал 10 июня 2021 года. На этот процесс отвели пять лет, то есть конечный срок для оцифровки истекает 10 июня 2026 года.
Это предусматривает закон № 1217 "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины по учету трудовой деятельности работника в электронной форме", принятый еще в 2021 году.
Как происходит оцифровка
Сканкопию трудовой книжки для оцифровки в Пенсионный фонд Украины через вебпортал электронных услуг Фонда может представить как сам работник, так и его страхователь, отмечают в ПФУ. Для этого нужно иметь отсканированные цветные копии всех страниц трудовой книжки в хронологическом порядке и соответствующих документов, в которые записаны с оригиналов трудовой или других документов, подтверждающих стаж.
Скан-копии всех заполненных страниц трудовой книжки подаются в хронологическом порядке и должны отвечать следующим требованиям:
- должны быть цветными и четкими;
- отображать все реквизиты документа (название документа, серийный номер, дата выдачи, печати, подписи, ФИО владельца) и непосредственно сами записи (рекомендованное разрешение при сканировании — 300 dpi);
- формат изображения должен быть .jpg или .pdf;
- размер каждого файла не должен превышать 1 Мб.
В электронную трудовую книжку нужно скачать все документы, влияющие на расчет стажа. Кроме трудовой книги, это могут быть документы о получении образования, свидетельство о рождении ребенка (для женщин), военный билет и другие документы. К примеру, к 2004 году в трудовой стаж учитывалось обучение в учреждениях высшего образования на дневной форме. Если у вас диплом за соответствующие годы, засканируйте и добавьте в систему.
Инструкция для работодателей и работников
Чтобы работодателю внести данные о наемном работнике, нужно:
- зайти в личный кабинет на портале portal.pfu.gov.ua. Для этого нужно авторизироваться — с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) или через BankID (по номеру банковской карты) или с помощью Действия. Подпись;
- далее выберите раздел «Сведения о трудовых отношениях работника». Здесь можно загрузить скан-копии бумажных документов.
Наемным работникам добавить скан-копии документов или создать электронную запись, к которой добавляются сканированные копии документов, можно в разделе «Коммуникации по ПФУ» (пункт «Сведения о трудовых отношениях»).
Где работник может узнать, оцифрована ли его трудовая книжка
После оцифровки сведения о трудовой деятельности работника отображаются в его личном кабинете на вебпортале электронных услуг Пенсионного фонда Украины. Информация о трудовой деятельности хранится в разделе «Электронная трудовая книжка» (на главной странице слева). Для ознакомления с записями трудовой книжки в этом разделе необходимо выбрать вкладку «Данные ЭТК». В закладке «Записи трудовой книжки (За СПОВ)» отображается информация о трудовых отношениях наемного работника, которая сформирована автоматически по данным отчетов работодателей (ранее за период с 01.01.1998).
В закладке «Оцифрованная ЭТК» размещены данные по результатам оцифровки сведений о трудовых отношениях в соответствии с предоставленной сканированной трудовой книжкой. В закладке «Скан-копии трудовой книжки» размещены сканкопии бумажной трудовой книжки (предоставлены застрахованным лицом или страхователем).
В то же время на главной странице в личном кабинете человека указаны итоговые данные о приобретенном страховом стаже, рассчитанном автоматически в соответствии с требованиями Закона Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» (реквизит «Общий страховой стаж» — закладка «Страховые данные, имеющиеся в РЗО»). Кроме того, в разделе «Мои обращения» в пункте «Сообщения» можно просмотреть статус обращения. Если при обработке сканкопий было обнаружено несоответствие в оформлении трудовой книжки, содержании записей, то отмечается соответствующий комментарий специалиста, проработавшего документы.
В ПФУ отмечают, что в электронной трудовой книжке есть данные по основному месту работы, начиная с 2004 года. Если же трудовая деятельность началась раньше, вы можете добавить информацию об этом лично, отправив сканированные копии документов. На вебпортале ПФУ страховой стаж рассчитывается с 1 января 2004 года, что связано с принятием Закона Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» № 1058-IV, который ввел понятие «страховой стаж». До этого стаж считался трудовым. Зачисление стажа до 01.01.2004 осуществляется из записей в трудовой книжке и других документов.
Нужно ли ФЛП делать запись в электронной трудовой книжке
ФЛП делает запись в е-трудовой, если он имеет наемных работников и вносит данные о них.
Что касается собственной предпринимательской деятельности, никаких записей в электронной трудовой книжке делать не нужно.
Следите за нами в Telegram
