Электронная трудовая книжка – как работнику и работодателю воспользоваться сервисом от ПФУ
Сведения о трудовой деятельности в электронную трудовую книжку могут вносить сами работники или их работодатели
В Украине официально действуют электронные трудовые книжки, являющиеся цифровым аналогом бумажной трудовой книжки. Ее внедрили, чтобы усовершенствовать учет трудовой деятельности граждан, уменьшить бумажный документооборот и связанные с этим риски потери или повреждения документов. По состоянию на 16 сентября страхователями и застрахованными лицами представлено 6138 сканкопии трудовых книжек. Об этом сообщили в Пенсионном фонде Украины.
Каждый работодатель должен предоставлять сведения о трудовой деятельности своих наемных работников в электронном формате. В частности, делать записи о принятии на работу, переводе или увольнении, срочной военной службе и других событиях, которые ранее фиксировались в бумажной форме. По закону, у работников и работодателей есть пять лет для оцифровки трудовых книжек. После проверки данных со стороны Пенсионного фонда Украины и их внесения в Реестр застрахованных лиц Государственного реестра обязательного государственного социального страхования будет сформирован конечный вариант электронной трудовой книжки. С тех пор бумажная версия будет не нужна и сможет храниться у работника или вестись параллельно с электронной версией, если этого пожелает работник.
Где найти электронную трудовую книжку?
Войдите в личный кабинет на портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины (ПФУ). Авторизируйтесь удобным для вас способом:
- За квалифицированной электронной подписью (КЭП), которую можно получить в Государственной налоговой службе, аккредитованном центре сертификации ключей, а также в некоторых банках: ПриватБанк, УкрСиббанк, ПУМБ, Альфа-Банк, Креди Агриколь Банк.
- По логину и паролю – для этого необходимо зарегистрироваться на портале с помощью кода, полученного в территориальных органах ПФУ, при наличии паспорта, идентификационного кода и соответствующего заявления.
- Через сервис ID.GOV.UA, предусматривающий идентификацию по ЭЦП, по мобильному телефону (Mobile ID) или наличию счета в одном из 27 банков Украины (Bank ID).
Кто может вносить информацию?
Сведения о трудовой деятельности могут вносить сами работники или их работодатели. Для этого необходимо иметь сканированные цветные копии всех страниц трудовой книжки в хронологическом порядке и соответствующих документов, в которые записаны с оригиналов трудовой или других документов, подтверждающих стаж.
- Если вы наемный работник. Чтобы проверить записи о ваших трудовых отношениях, выберите в меню слева раздел Электронная трудовая книжка. Если вы его не видите, нажмите на собственные ФИО в меню вверху.
В электронной трудовой книжке есть данные по основному месту работы, начиная с 2004 года. Если ваша трудовая деятельность началась раньше, вы можете добавить информацию об этом лично, отправив сканированные копии документов. Для этого перейдите в раздел «Коммуникации по ПФУ» и выберите пункт «Сведения о трудовых отношениях». Здесь можно добавить скан-копии документов или создать электронную запись, в которую добавляются сканированные копии документов, на основании которых создается запись.
- Если вы работодатель. Чтобы внести данные о наемном работнике, пролистайте страницу ниже и выберите раздел «Сведения о трудовых отношениях работника». Здесь можно загрузить скан-копии бумажных документов.
Скан копии каких документов нужно предоставлять?
В электронную трудовую книжку нужно скачать все документы, влияющие на расчет стажа. Кроме трудовой книги, это могут быть документы о получении образования, свидетельство о рождении ребенка (для женщин), военный билет и другие документы. К примеру, к 2004 году в трудовой стаж учитывалось обучение в учреждениях высшего образования на дневной форме. Если у вас диплом за соответствующие годы, засканируйте и добавьте в систему. После отправки цветных скан-копий специалисты территориальных органов Пенсионного фонда сверят их с данными в Реестре застрахованных лиц, и оцифруют то, чего не будет.
Нужно ли ФЛП делать запись в электронной трудовой книжке?
Да, если вы имеете наемных работников и вносите данные о них. Что касается собственной предпринимательской деятельности, никаких записей в электронной трудовой книжке делать не нужно. В то же время ПФУ рекомендует ФЛП подать через персональный кабинет скан-копии:
- выписки из Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц-предпринимателей и общественных формирований о государственной регистрации ФЛП, или
- справки из Государственной налоговой службы об учете как субъекте на предпринимательскую деятельность.
Статистические данные по оцифровке бумажных трудовых книжек по состоянию на 16 сентября 2024 года
По состоянию на 16 сентября 2024 года с момента вступления в силу 10 июня 2021 Закона Украины от 5 февраля 2021 года №1217-IX "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме" представлено 6 138 сканкопий трудовых книжек. С момента внедрения сервиса "Электронная трудовая книжка" на вебпортале электронных услуг Пенсионного фонда Украины (с декабря 2019 года) представлено более 6 804 сканированных бумажных трудовых книг для проведения оцифровки и перевод их в электронную форму.
Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы не пропустить важные новости. Подписаться на канал в Viber можно здесь.
