В ПФУ нагадали правила оцифрування трудової книжки
Хто зобов'язаний перевести паперовий документ у цифровий формат і як дізнатися, чи роботодавець уже це зробив
Пенсійний фонд України пояснив, як правильно оцифрувати паперову трудову книжку, хто зобов'язаний це зробити та як перевірити, чи роботодавець уже завантажив дані працівника. Схожі практичні роз'яснення про те, що перед переведенням документа у цифровий вигляд важливо провести аудит трудової книжки, Фонд давав раніше у своєму матеріалі. На цей раз відповіді на актуальні питання у прямому ефірі програми "Ранок вдома" на телеканалі "Дім" надав Олександр Малецький, заступник Голови правління ПФУ з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації.
Головна мета оцифрування - зберегти інформацію про трудову діяльність до 1 січня 2004 року. Паперові документи можуть бути втрачені або пошкоджені, і в таких випадках підтвердити стаж без електронної копії буде складніше.
Формально процес оцифрування лежить на роботодавцях, але у ПФУ зазначають, що це радше рекомендація, ніж обов'язок. Тому працівникам варто самостійно перевірити, чи внесені їхні дані в електронний реєстр. Якщо ні - трудову книжку можна подати через вебпортал електронних послуг ПФУ самостійно.
Щоб самостійно завантажити скан-копію, потрібно увійти до особистого кабінету на вебпорталі ПФУ за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), обрати у розділі "Комунікації з ПФУ" вкладку "Відомості про трудові відносини", заповнити загальні дані, надати згоду на обробку персональних даних і завантажити кольорові скан-копії сторінок у форматі PDF або JPEG.
Щоб перевірити, чи вже оцифровані дані, потрібно увійти до особистого кабінету на вебпорталі електронних послуг ПФУ за допомогою КЕП, BankID або через Дія.Підпис, у лівому боковому меню обрати пункт "Електронна трудова книжка", натиснути кнопку "Дані ЕТК" та перейти у вкладку "Відцифрована ЕТК". Також доступ до електронної трудової книжки забезпечено за допомогою мобільного застосунку "Пенсійний фонд".
Що варто врахувати перед завантаженням документів
Перед оцифруванням документів про трудову діяльність важливо провести їх попередній аудит: уважно перевірити правильність заповнення, за потреби виправити виявлені помилки і лише після цього сканувати та завантажувати документи на вебпортал Пенсійного фонду України.
Вимоги до скан-копій є чіткими: скани мають бути кольоровими та чіткими, відображати всі реквізити документа - назву, серійний номер, дату видачі, печатки, підписи та ПІБ власника; рекомендована роздільна здатність - 300 dpi, а розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
Стаж після 2004 року враховується автоматично на основі даних державного реєстру застрахованих осіб, тому підтвердження в електронному вигляді для цього періоду не є обов'язковим. Разом із тим, якщо не оцифрувати трудову книжку, нічого не станеться і стаж ніхто не скасує. До того ж у законі зазначено, що оцифрування є рекомендованим.
Що відомо про перехід до цифрового обліку трудового стажу
Українцям відвели п'ять років для оцифрування даних трудових книжок - з 5 лютого 2021 року до 10 червня 2026 року. За цей час потрібно подати документи для їх оцифрування до Пенсійного фонду. Про те, що відбудеться зі стажем після дедлайну і хто у першу чергу має подбати про цифрову копію, Informator детально писав у матеріалі про строки завершення цього процесу. Відсутність електронної копії трудової книжки не призведе до втрати страхового стажу.
Доступ до електронної трудової книжки забезпечено також через мобільний застосунок "Пенсійний фонд". Крім того, ПФУ реалізував можливість оперативного подання роботодавцями відомостей про прийняття працівника на роботу, переміщення, звільнення та поновлення на роботі в режимі реального часу. Перевірити свій цифровий документ онлайн можна самостійно, і як це зробити, Фонд пояснював у попередній публікації на цю тему. Україна переходить на електронний формат обліку трудової діяльності, що має кілька переваг: надійне зберігання даних без ризику втрати чи пошкодження паперової книжки, швидкий доступ до інформації онлайн та спрощення процедур під час оформлення пенсії та інших виплат.
Слідкуйте за нами у Telegram
Зараз читають на Інформаторі
