Перед оцифруванням трудової книжки важливо провести її попередній аудит — ПФУ
Перед оцифруванням документів про трудову діяльність важливо уважно перевірити правильність заповнення, за потреби виправити виявлені помилки і лише після цього сканувати та завантажувати документи на вебпортал Пенсійного фонду України
Головне управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області дало кілька практичних порад з оцифрування документів про трудову діяльність.
«Перед оцифруванням документів про трудову діяльність важливо провести їх попередній аудит: уважно перевірити правильність заповнення, за потреби виправити виявлені помилки і лише після цього сканувати та завантажувати документи на вебпортал Пенсійного фонду України», - заявили в ПФ.
Аудит трудової книжки складається з наступних етапів.
Перевіряємо правильність написання на першій сторінці трудової книжки наступних даних:
- Прізвище, ім’я та по батькові мають бути вказані повністю, без скорочення. При зміні прізвища колишнє прізвище (як правило, у жінок) має бути закреслено однією рискою і поряд записане нове. На внутрішньому боці обкладинки обов’язково має вказуватися інформація про документ, на підставі якого виправлено запис, його реквізити, номер та дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує установа, та печаткою.
- Дата народження.
- Підпис власника трудової книжки.
- Підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок на підприємстві.
- Наявність печатки підприємства (або відділу кадрів), на якому заповнювалася трудова книжка.
Перевіряємо усі записи про прийняття/звільнення в розділі «Відомості про роботу»:
- У записах повинна зазначатися дата початку виконання роботи, повне найменування підприємства, організації чи установи, назва посади чи професії, а також номери і дати наказів про прийняття/звільнення.
- Якщо за час роботи назва підприємства змінювалася, то окремим рядком має бути зроблено запис про перейменування із зазначенням розпорядчого акту, його дати та номеру.
- Записи про звільнення чи переведення мають бути здійснені у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю закону.
- Записи про звільнення мають бути засвідчені печаткою.
Для оцифрування відомостей про трудову діяльність можна подати сканкопії наступних документів:
- трудова книжка;
- документи про набуття освіти;
- військовий квиток;
- свідоцтво про народження дитини для жінок;
- трудові договори; - довідки про періоди роботи за відсутності трудової книжки.
Застрахована особа може побачити свою електронну трудову книжку:
- в особистому кабінеті на вебпорталі Пенсійного фонду України або у мобільному застосунку «Пенсійний фонд» обрати пункт «Електронна трудова книжка» у лівому боковому меню;
- натиснути кнопку «Дані ЕТК» та обрати вкладку «Відцифрована ЕТК»;
- у вкладці «Скан-копії трудової книжки» є всі скани документів, які були надані для оцифрування періодів трудової діяльності.
Як оцифрувати трудову книжку самостійно через вебпортал ПФУ
Трудова книжка — це офіційний документ, у якому фіксується весь ваш трудовий шлях: місця роботи, посади, стаж. Саме вона довгі роки була головним підтвердженням для нарахування пенсії та соціальних виплат. Україна переходить на електронний формат обліку трудової діяльності. Це має одразу кілька переваг: надійне зберігання даних без ризику втрати чи пошкодження паперової книжки, швидкий доступ до інформації онлайн, спрощення процедур під час оформлення пенсії та інших виплат. Законом визначено 5 років на переведення трудових книжок у цифрову форму (з 5 лютого 2021 до 10 червня 2026 року). Тому варто зробити це заздалегідь, щоб уникнути зайвих клопотів.
Для онлайн-подачі заяви алгоритм дій такий:
- Крок 1. На вебпорталі ПФУ авторизуйтесь в особистому кабінеті через кваліфікований електронний підпис (КЕП).
- Крок 2. У розділі «Комунікації з ПФУ», оберіть вкладку «Відомості про трудові відносини».
- Крок 3. Заповніть загальні дані та надайте згоду на передачу та обробку персональних даних.
- Крок 4. Прикріпіть скан-копії необхідних документів та натисніть кнопку «Підписати та відправити у ПФУ».
З результатами опрацювання заяви можна ознайомитись у розділі «Мої звернення». Скановані копії всіх заповнених сторінок трудової книжки необхідно подавати у хронологічному порядку, дотримуючись таких вимог:
- мають містити чіткі зображення повного складу тексту документа та його реквізитів – назва, серія та номер, дата видачі, печатки, підписи, прізвище, ім’я та по батькові власника, а також усі записи щодо трудового стажу;
- збережені у форматах JPG або PDF;
- розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 МБ;
- рекомендована якість сканування — 300 dpi, щоб забезпечити високу деталізацію;
- назви мають відповідати виду;
- відсканованого документа.
Слідкуйте за нами у Telegram
