В ПФУ напомнили правила оцифровки трудовой книжки
Кто обязан перевести бумажный документ в цифровой формат и как узнать, работодатель ли это уже сделал
Пенсионный фонд Украины объяснил, как правильно оцифровать бумажную трудовую книжку, кто обязан это сделать и как проверить, загрузил ли работодатель данные работника. Сходные практические разъяснения о том, что перед переводом документа в цифровой вид важно провести аудит трудовой книжки, Фонд давал ранее в своем материале. На этот раз ответы на актуальные вопросы в прямом эфире программы "Утро на дому" на телеканале "Дом" предоставил Александр Малецкий, заместитель Председателя правления ПФУ по вопросам цифрового развития, цифровых трансформаций и цифровизации.
Главная цель оцифровки – сохранить информацию о трудовой деятельности до 1 января 2004 года. Бумажные документы могут быть утрачены или повреждены, и в таких случаях подтвердить стаж без электронной копии будет сложнее.
Формально процесс оцифровки лежит на работодателях, но в ПФУ отмечают, что это скорее рекомендация, чем обязанность. Поэтому работникам следует самостоятельно проверить, внесены ли их данные в электронный реестр. Если нет – трудовую книжку можно подать через вебпортал электронных услуг ПФУ самостоятельно.
Чтобы самостоятельно загрузить скан-копию, нужно войти в личный кабинет на вебпортале ПФУ с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП), выбрать в разделе "Коммуникации по ПФУ" вкладку "Сведения о трудовых отношениях", заполнить общие данные, дать согласие на обработку персональных данных и загрузить цветные JP.
Чтобы проверить, уже оцифрованы данные, нужно войти в личный кабинет на вебпортале электронных услуг ПФУ с помощью КЭП, BankID или через Действие. Также доступ к электронной трудовой книжке обеспечен с помощью мобильного приложения "Пенсионный фонд".
Что следует учесть перед загрузкой документов
Перед оцифровкой документов о трудовой деятельности важно провести предварительный аудит: внимательно проверить правильность заполнения, при необходимости исправить выявленные ошибки и только после этого сканировать и загружать документы на вебпортал Пенсионного фонда Украины.
Требования к скан-копиям четкие: сканы должны быть цветными и четкими, отображать все реквизиты документа - название, серийный номер, дату выдачи, печати, подписи и ФИО владельца; рекомендуемое разрешение – 300 dpi, а размер каждого файла не должен превышать 1 Мб.
Стаж после 2004 года учитывается автоматически на основе данных государственного реестра застрахованных лиц, поэтому подтверждение в электронном виде для этого периода не обязательно. Вместе с тем, если не оцифровать трудовую книжку, ничего не произойдет и стаж никто не отменит. К тому же в законе указано, что оцифровка рекомендована.
Что известно о переходе к цифровому учету трудового стажа
Украинцам отвели пять лет для оцифровки данных трудовых книжек – с 5 февраля 2021 года по 10 июня 2026 года. За это время нужно подать документы для их оцифровки в Пенсионный фонд. О том, что произойдет со стажем после дедлайна и кто должен в первую очередь позаботиться о цифровой копии, Informator подробно писал в материале о сроках завершения этого процесса. Отсутствие электронной копии трудовой книжки не приведет к потере страхового стажа.
Доступ к электронной трудовой книжке обеспечен также через мобильное приложение "Пенсионный фонд". Кроме того, ПФУ реализовал возможность оперативного представления работодателями сведений о принятии работника на работу, перемещении, увольнении и возобновлении на работе в режиме реального времени. Проверить свой цифровой документ онлайн можно самостоятельно, и как это сделать Фонд объяснял в предыдущей публикации на эту тему. Украина переходит на электронный формат учета трудовой деятельности, имеющий несколько преимуществ: надежное хранение данных без риска потери или повреждения бумажной книги, быстрый доступ к информации онлайн и упрощение процедур при оформлении пенсии и других выплат.
Следите за нами в Telegram
Сейчас читают на Информаторе
