Термін оцифрування трудових книжок добігає кінця: що буде зі стажем, якщо не встигнути до 10 червня 2026 року
Оцифровування трудової книжки радять усім працівникам
В Україні термін завершення оцифрування трудових книжок встановлено на 10 червня 2026 року. Відсутність електронної копії трудової книжки не призведе до втрати страхового стажу. Про це пише видання Факти ICTV.
Оцифровування трудової книжки радять усім працівникам. Це надійний спосіб зберегти інформацію про свій трудовий стаж.
Кому необхідно оцифрувати трудову книжку
- Дійсним працівникам. Дозволяє легко відстежувати свій стаж і швидко підтверджувати досвід роботи перед роботодавцем.
- Тим, хто шукає роботу. Роботодавці швидше отримають потрібну інформацію про кандидатів.
- Працівникам за кордоном. Спрощує оформлення пенсій та соціальних виплат в інших країнах.
- Тим, хто втратив/пошкодив трудову книжку. Оцифрування допомагає відновити дані про всі місця роботи.
Наслідки, якщо не оцифрувати трудову книжку
Відсутність електронної копії трудової книжки не призведе до втрати страхового стажу. Як пояснюють у Пенсійному фонді України, головна мета оцифровування — зберегти інформацію про роботу до 1 січня 2004 року. Паперові документи можуть бути втрачені/пошкоджені, і в таких випадках підтвердити стаж без електронної копії буде складніше.
Що буде зі страховим стажем у паперових трудових книжках у 2026 році
Стаж після 2004 року враховується автоматично на основі даних державного реєстру застрахованих осіб, тому підтвердження в електронному вигляді для цього періоду не є обов’язковим. Але якщо не оцифрувати трудову книжку, нічого не станеться і стаж ніхто не скасує. До того ж у законі зазначено, що оцифрування трудової книжки є рекомендованим.
Формально процес оцифрування лежить на роботодавцях, але у ПФУ зазначають, що це радше рекомендація, ніж обов’язок. Тому працівникам варто самостійно перевірити, чи внесені їхні дані в електронний реєстр. Якщо ні, трудову книжку можна подати через вебпортал електронних послуг ПФУ самостійно.
Що буде, якщо не оцифрувати трудову книжку
Навіть якщо працівник не оцифрує трудову книжку, страховий стаж він не втратить. Але в майбутньому можуть виникнути труднощі під час оформлення пенсії.
Сам трудовий стаж не анулюється, однак його зарахування може затягнутися, оскільки ПФУ доведеться додатково перевіряти інформацію. У такій ситуації людині, ймовірно, знадобиться більше часу на підтвердження періодів роботи або подання додаткових документів, довідок, наказів чи архівних виписок.
Періоди роботи до 2004 року зараховуються на підставі паперових документів. Дані після 2004 року автоматично зберігаються в державному реєстрі. Отже, оцифрування трудової книжки не є обов’язковою умовою для збереження стажу, але воно значно полегшує доступ до підтвердження трудового шляху та забезпечує надійне збереження інформації.
Як оцифрувати трудову книжку самостійно через вебпортал ПФУ
Трудова книжка — це офіційний документ, у якому фіксується весь ваш трудовий шлях: місця роботи, посади, стаж. Саме вона довгі роки була головним підтвердженням для нарахування пенсії та соціальних виплат. Україна переходить на електронний формат обліку трудової діяльності. Це має одразу кілька переваг: надійне зберігання даних без ризику втрати чи пошкодження паперової книжки, швидкий доступ до інформації онлайн, спрощення процедур під час оформлення пенсії та інших виплат. Законом визначено 5 років на переведення трудових книжок у цифрову форму (з 5 лютого 2021 до 10 червня 2026 року). Тому варто зробити це заздалегідь, щоб уникнути зайвих клопотів.
Для онлайн-подачі заяви алгоритм дій такий:
- Крок 1. На вебпорталі ПФУ авторизуйтесь в особистому кабінеті через кваліфікований електронний підпис (КЕП).
- Крок 2. У розділі «Комунікації з ПФУ», оберіть вкладку «Відомості про трудові відносини».
- Крок 3. Заповніть загальні дані та надайте згоду на передачу та обробку персональних даних.
- Крок 4. Прикріпіть скан-копії необхідних документів та натисніть кнопку «Підписати та відправити у ПФУ».
З результатами опрацювання заяви можна ознайомитись у розділі «Мої звернення». Скановані копії всіх заповнених сторінок трудової книжки необхідно подавати у хронологічному порядку, дотримуючись таких вимог:
- мають містити чіткі зображення повного складу тексту документа та його реквізитів – назва, серія та номер, дата видачі, печатки, підписи, прізвище, ім’я та по батькові власника, а також усі записи щодо трудового стажу;
- збережені у форматах JPG або PDF;
- розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 МБ;
- рекомендована якість сканування — 300 dpi, щоб забезпечити високу деталізацію;
- назви мають відповідати виду;
- відсканованого документа.
Стежте за нами у Viber
Зараз читають на Інформаторі
