Працевлаштування осіб з інвалідністю - адвокатка пояснила, як роботодавцям уникнути штрафів та правильно звітувати
Адвокатка АО EvrikaLaw Ольга Брус відповідає на питання бізнесу щодо звітування та штрафи при наявності чи відсутності осіб з інвалідністю у штаті компаній
З 1 липня Державна служба з питань праці контролюватиме виконання нормативу робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю. Відповідну постанову затвердив Кабінет Міністрів. Роботодавці, які не виконують квоти, підпадатимуть під перевірки Держпраці. Адвокатка АО "EvrikaLaw" Ольга Брус розповіла Інформатору, як не отримати штраф та що робити зі звітуванням про таких робітників.
Забезпечення працевлаштування осіб з інвалідністю залишається одним із ключових соціальних обов'язків бізнесу. Проте роз'яснення Інспекції з питань праці та зайнятості та органів ДПС у 2026 році вказують на жорсткий фіскальний підхід держави. З юридичної точки зору, роботодавці опинилися в ситуації, коли обов'язок сплачувати кошти є безумовним, а механізми звітування залишаються неврегульованими.
Відсутність офіційного бланка звіту: як діяти роботодавцю
Найбільшим юридичним парадоксом поточної ситуації є позиція ДПС: відсутність затвердженої форми звітності не звільняє від обов’язку розрахувати та сплатити внесок.
Сам алгоритм розрахунку чітко регламентований законодавством, тому математика процесу є цілком зрозумілою. Проблема лежить виключно у бюрократичній площині. Держава вимагає звітувати, але досі не затвердила офіційного бланка звіту. При цьому Податкова служба технічно не має можливості прийняти від підприємства розрахунок у «довільній формі» (наприклад, звичайним листом), оскільки її системи працюють виключно зі стандартизованими електронними документами.
Через цю колізію ДПС наполягає на головному — просто сплачуйте кошти на казначейський рахунок. У результаті бізнес змушений здійснювати платіж, не маючи інструменту для офіційного декларування своїх розрахунків державі. Щоб захистити себе у разі майбутньої податкової перевірки, підприємству необхідно заздалегідь підготувати внутрішню бухгалтерську довідку. Саме в ній слід покроково зафіксувати, скільки працівників було в штаті та якою була середня зарплата, щоб потім наочно показати інспектору, на підставі яких даних компанія перерахувала до бюджету саме таку суму.
Алгоритм нарахування внеску та застосування воєнної пільги
Законодавство 2026 року чітко визначає базу нарахування. Норматив залишається класичним і становить 4% від середньооблікової кількості штатних працівників.
Алгоритм розрахунку штрафного внеску за кожне незайняте місце базується на середньомісячній заробітній платі, з якої виключаються лікарняні, декретні та виплати за договорами цивільно-правового характеру. Від отриманої бази береться 40% за кожен місяць кварталу, після чого результат множиться на кількість незаповнених квотних місць.
У наведеному Інспекцією прикладі, де середня зарплата становить 20 000 грн, базова сума за квартал складе 24 000 грн. Проте важливим позитивним нюансом є збереження пільги на час дії воєнного стану — зменшення внеску на 50% (до 12 000 грн). Це суттєво знижує фінансовий тиск, але не скасовує його повністю.
Штрафні санкції за ігнорування або помилки у розрахунках
Держава передбачила жорстку систему покарань за ігнорування квоти. У разі несплати або помилок у розрахунку включається каскадний механізм санкцій.
Законодавство передбачає штраф у розмірі 7% від несплаченої суми боргу, а у разі виявлення факту заниження перевіряючими — штраф може сягати 50% від донарахованого внеску. Додатково нараховується пеня за кожен день прострочення платежу, а також застосовується окремий штраф за неподання або несвоєчасне подання самої звітності.
З огляду на такі жорсткі санкції, бізнесу дешевше виконати норматив або сплатити добровільно розрахований внесок, ніж вступати в спір з податковою, маючи слабку документальну базу.
Легальні шляхи оптимізації нормативу
Законодавство 2026 року залишає роботодавцям цілком законні інструменти для полегшення виконання квоти. Юридично грамотний підхід до кадрового обліку дозволяє суттєво оптимізувати ці процеси.
Мультиплікатор тяжкості інвалідності. Працевлаштування особи з інвалідністю І групи (та за певних умов — ІІ групи) зараховується як виконання нормативу одразу на два робочих місця. Це є потужним стимулом для інклюзії осіб з важчими формами інвалідності.
Неповний робочий час. Працівники, оформлені на неповний робочий день, зараховуються до нормативу на загальних підставах. Головна вимога полягає в тому, щоб їхня фактична заробітна плата була вищою за встановлену державою мінімальну.
Заборона сумісництва. Особи, які працюють за сумісництвом — як внутрішнім, так і зовнішнім — до квоти не враховуються. Працівник з інвалідністю має бути працевлаштований виключно за основним місцем роботи.
"У 2026 році адміністрування працевлаштування осіб з інвалідністю вимагає від бізнесу ювелірної точності. Відсутність затверджених бланків не є підставою для звільнення від сплати. Роботодавцям необхідно терміново провести аудит кадрового складу, перевірити правильність розрахунку середньооблікової кількості працівників та неухильно дотримуватися строків (40 днів на звітування та 10 днів на сплату після завершення кварталу), щоб уникнути руйнівних фінансових наслідків", - підсумовує адвокатка Ольга Брус.
З 1 липня - посилений контроль за працевлаштуванням осіб з інвалідністю
Раніше Інформатор писав, що з 1 липня Державна служба з питань праці контролюватиме виконання нормативу робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю. Відповідну постанову затвердив Кабінет Міністрів. Роботодавці, які не виконують квоти, підпадатимуть під перевірки Держпраці. Строки проведення перевірок:
- для планової перевірки – не більше 10 робочих днів, а щодо роботодавців, які належать до суб’єктів мікро-, малого підприємництва – 5 робочих днів;
- для позапланової перевірки – не більше 10 робочих днів, а щодо роботодавців, які належать до суб’єктів малого підприємництва, – 2 робочі дні.
2,76 млрд грн штрафів за непрацевлаштування осіб з інвалідністю наклали на бізнес у 2025 році. Було оштрафовано 8 697 роботодавців — це близько 10% від тих, хто мав виконати норматив. Половина з цих штрафів скасували суди. Наразі в Україні діє норматив, бізнес має створити:
- 1 робоче місце для людини з інвалідністю — якщо 8–25 працівників;
- 4% штату мають бути люди з інвалідністю, якщо в компанії понад 25 працівників
Якщо норматив не виконано — штраф у розмірі середньої річної зарплати за кожне “нестворене” місце (тому середній штраф зараз приблизно 317 тис. грн). Його нараховує Фонд соціального захисту осіб з інвалідністю автоматично, на основі даних реєстрів. Детальніше про це читайте тут.
Раніше Інформатор також писав, що роботодавці, самозайняті особи та ФОП з інвалідністю можуть отримати від держави відшкодування витрат на облаштування робочого місця для особи з інвалідністю - до 129 705 грн залежно від групи. Про це розповідали у Міністерстві юстиції України. Однак така допомога стосується лише ветеранів та ветеранок, які повертаються до цивільного життя після поранень. Виплату можна отримати на широкий перелік витрат: меблі та освітлення, офісна техніка й інструменти, засоби пересування, програмне забезпечення та обладнання для комунікації, а також рішення для безпеки та підтримки здоров'я.
Стежте за нами у Viber
