Перекази зарплат для працівників за кордоном - чек-ліст для HR
Як правильно переказати зарплату співробітнику за кордон: покрокова інструкція для HR, типові помилки та вимоги НБУ у 2026 році
Українські компанії дедалі частіше мають у штаті працівників, які живуть і працюють за кордоном. Щоб перекази коштів за межі України проходили без блокувань і претензій від податкової, HR-менеджер має діяти за чіткою процедурою. Ремітування - це міжнародний переказ зарплати на рахунок працівника за кордоном, і він регулюється валютним законодавством НБУ, Податковим кодексом і нормами КЗпП. Помилки в документах або формулюванні призначення платежу нерідко призводять до відмови банку в операції.
Відповідно до роз'яснень About HR, зарплата за законодавством виплачується в гривнях. Водночас у трудовому договорі сторони можуть зафіксувати її розмір в еквіваленті іноземної валюти згідно зі ст. 533 Цивільного кодексу України - фактичний переказ здійснюється за офіційним курсом НБУ на день виплати. НБУ дозволяє такі операції за умови наявності підтверджуючих документів: трудового договору, наказу про прийняття на роботу та розрахункової відомості. Без цього пакету банк має право відмовити в переказі.
Покрокова процедура для HR-менеджера включає сім кроків. Спершу треба визначити статус працівника: якщо він резидент України, компанія утримує ПДФО 18%, військовий збір 1,5% і нараховує ЄСВ 22%. Далі - зафіксувати в трудовому договорі розмір зарплати, валютний еквівалент і реквізити рахунку. Від працівника потрібно отримати актуальний IBAN, SWIFT-код банку та ім'я і прізвище латинкою. Після цього HR формує розрахункову відомість за місяць і складає платіжне доручення.
Найпоширеніша помилка - неправильне призначення платежу: формулювання на кшталт "допомога родині" або просто "переказ" можуть спричинити блокування операції. Правильний варіант - "Заробітна плата за [місяць] [рік] згідно з трудовим договором № ... від ...". Друга типова помилка - відсутність трудового договору та наказу про прийняття на роботу. Третя - ігнорування податкового обліку: навіть при переказі на іноземний рахунок компанія зобов'язана утримати та сплатити всі податки до українського бюджету.
Якщо працівник є нерезидентом, ставка ПДФО залежить від угоди про уникнення подвійного оподаткування між Україною та країною його резидентства. У більшості випадків застосовується ставка 15% або 18%. Усі документи слід зберігати щонайменше три роки - стандартний термін для податкових перевірок.
Серед практичних інструментів для виплат - сервіси Wise Business і Revolut Business. Вони дозволяють заощаджувати на комісії при великих сумах. Рекомендується також регулярно оновлювати реквізити працівників: рахунки за кордоном змінюються частіше, ніж українські.
Чек-ліст допоможе уникнути відмови банку
Перед кожним переказом HR-менеджер має перевірити сім пунктів. Трудовий договір повинен містити умови оплати та реквізити рахунку. Працівник - надати актуальний IBAN і SWIFT-код. Призначення платежу - чітко вказувати на зарплату і конкретний період. Утримані ПДФО та військовий збір - бути відображені у відомості. Наказ про прийняття на роботу і розрахункова відомість - наявні. Переказ - здійснюється через банк або сервіс із відповідним дозволом. Копії всіх документів - збережені в особовій справі.
Якщо компанія найняла іноземного фахівця - наприклад, маркетолога з Грузії - HR заздалегідь перевіряє угоду про уникнення подвійного оподаткування і застосовує відповідну ставку. Усі документи зберігаються для можливої перевірки. Якщо ж працівник-резидент часто змінює країну перебування, кожну зміну варто фіксувати в додаткових угодах до трудового договору. Це захищає компанію у разі спорів із банком або податковою.
Нові умови SWIFT-переказів і контроль за міжнародними платежами
monobank скасував комісії за всі закордонні SWIFT-перекази для фізичних осіб і бізнес-клієнтів - рішення стосується як вхідних, так і вихідних платежів. Про це 10 червня повідомив співзасновник банку Олег Гороховський. Раніше середня комісія за SWIFT-переказ для клієнтів становила близько 1000 грн. Для компаній, які регулярно виплачують зарплати закордонним працівникам через SWIFT-перекази в monobank, це суттєва економія. Важливо, що скасовано саме комісію monobank - можуть залишатися комісії від банків-кореспондентів, які не залежать від нього.
При сумах від 400 000 грн на рік за одним рахунком обов'язково спрацьовує фінмоніторинг. Крім того, Україна бере участь у системі CRS-обміну інформацією, тому іноземні банки також передають дані про рахунки українських резидентів. В обов'язковому порядку банки перевіряють будь-які закордонні перекази, а також перекази коштів, що перевищують 400 тисяч гривень. Саме тому правильне оформлення трудових документів і призначення платежу - не формальність, а реальний захист компанії від претензій контролюючих органів.
Слідкуйте за нами у Telegram
