Переводы зарплат для работников за границей - чек-лист для HR
Как правильно перевести зарплату сотруднику за границу: пошаговая инструкция для HR, типичные ошибки и требования НБУ в 2026 году
Украинские компании все чаще имеют в штате работников, живущих и работающих за границей. Чтобы перевод средств за пределы Украины проходил без блокировок и претензий от налоговой, HR-менеджер должен действовать по четкой процедуре. Ремитирование – это международный перевод зарплаты на счет работника за границей, и он регулируется валютным законодательством НБУ, Налоговым кодексом и нормами КЗоТ. Ошибки в документах или формулировке назначения платежа часто приводят к отказу банка в операции.
Согласно разъяснениям About HR, зарплата по законодательству выплачивается в гривнах. В трудовом договоре стороны могут зафиксировать ее размер в эквиваленте иностранной валюты согласно ст. 533 Гражданского кодекса Украины – фактический перевод осуществляется по официальному курсу НБУ на день выплаты. НБУ разрешает следующие операции при наличии подтверждающих документов: трудового договора, приказа о принятии на работу и расчетной ведомости. Без этого пакета банк имеет право отказать в переводе.
Пошаговая процедура для HR-менеджера включает в себя семь шагов. Сначала нужно определить статус работника: если он резидент Украины, компания удерживает НДФЛ 18%, военный сбор 1,5% и насчитывает ЕСВ 22%. Далее – зафиксировать в трудовом договоре размер зарплаты, валютный эквивалент и реквизиты счета. От работника нужно получить актуальный IBAN, SWIFT-код банка и имя и фамилию латинкой. После этого HR формирует расчетную ведомость за месяц и составляет платежное поручение.
Самая распространенная ошибка - неправильное назначение платежа : формулировки типа "помощь семье" или просто "перевод" могут вызвать блокирование операции. Правильный вариант – "Заработная плата за [месяц] [год] согласно трудовому договору №... от...". Вторая типичная ошибка – отсутствие трудового договора и приказа о принятии на работу. Третья – игнорирование налогового учета: даже при переводе на иностранный счет компания обязана удержать и уплатить все налоги в украинский бюджет.
Если работник нерезидент, ставка НДФЛ зависит от соглашения об избежании двойного налогообложения между Украиной и страной его резидентства. В большинстве случаев применяется ставка 15% или 18%. Все документы следует хранить не менее трех лет – стандартный срок для налоговых проверок.
Среди практических инструментов для выплат – сервисы Wise Business и Revolut Business. Они позволяют экономить на комиссии при больших суммах. Рекомендуется также регулярно обновлять реквизиты работников: счета за границей меняются чаще, чем украинские.
Чек-лист поможет избежать отказа банка
Перед каждым переводом HR-менеджер должен проверить семь пунктов. Трудовой договор должен содержать условия оплаты и реквизиты счета. Работник – предоставить актуальный IBAN и SWIFT-код. Назначение платежа – четко указывать на зарплату и конкретный период. Удержанные НДФЛ и военный сбор – быть отражены в ведомости. Приказ о принятии на работу и расчетная ведомость – наличные. Перевод – осуществляется через банк или сервис с соответствующим разрешением. Копии всех документов – сохранены в личном деле.
Если компания наняла иностранного специалиста – например, маркетолога из Грузии – HR заранее проверяет соглашение об избежании двойного налогообложения и применяет соответствующую ставку. Все документы хранятся для проверки. Если же работник-резидент часто меняет страну пребывания, каждое изменение следует фиксировать в дополнительных соглашениях к трудовому договору. Это защищает компанию при спорах с банком или налоговой.
Новые условия SWIFT-переводов и контроль за международными платежами
monobank отменил комиссии за все зарубежные SWIFT-переводы для физических лиц и бизнес-клиентов – решение касается как входящих, так и исходящих платежей. Об этом 10 июня сообщил соучредитель банка Олег Гороховский. Ранее средняя комиссия по SWIFT-переводу для клиентов составляла около 1000 грн. Для компаний, регулярно выплачивающих зарплаты зарубежным работникам через SWIFT-переводы в monobank, это существенная экономия. Важно, что отменена именно комиссия monobank - могут оставаться комиссии от не зависящих от него банков-корреспондентов.
При суммах от 400 000 грн. в год по одному счету обязательно срабатывает финмониторинг. Кроме того, Украина принимает участие в системе CRS-обмена информации, поэтому иностранные банки также передают данные о счетах украинских резидентов. В обязательном порядке банки проверяют любые зарубежные переводы, а также переводы средств, превышающих 400 тысяч гривен. Именно поэтому правильное оформление трудовых документов и назначение платежа – не формальность, а реальная защита компании от претензий контролирующих органов.
Следите за нами в Telegram
Сейчас читают на Информаторе
