Перед оцифровкой трудовой книжки важно провести ее предварительный аудит - ПФУ
Перед оцифровкой документов о трудовой деятельности важно внимательно проверить правильность заполнения, при необходимости исправить выявленные ошибки и после этого сканировать и загружать документы на вебпортал Пенсионного фонда Украины
Главное управление Пенсионного фонда Украины в Винницкой области дало несколько практических советов по оцифровке документов о трудовой деятельности.
"Перед оцифровкой документов о трудовой деятельности важно провести их предварительный аудит: внимательно проверить правильность заполнения, при необходимости исправить обнаруженные ошибки и только после этого сканировать и загружать документы на вебпортал Пенсионного фонда Украины ", - заявили в ПФ.
Аудит трудовой книги состоит из следующих этапов.
Проверяем правильность написания на первой странице трудовой книги следующих данных:
- Фамилия, имя и отчество должны быть указаны полностью без сокращения. При смене фамилии прежняя фамилия (как правило, у женщин) должна быть зачеркнута одной чертой и рядом записана новая. На внутренней стороне обложки обязательно должна указываться информация о документе, на основании которого исправлена запись, его реквизиты, номер и дата выдачи. Эта информация должна быть заверена подписью лица, уполномоченного учреждением, и печатью.
- Дата рождения.
- Подпись владельца трудовой книги.
- Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек на предприятии.
- Наличие печати компании (либо отдела кадров), на котором заполнялась трудовая книжка.
Проверяем все записи о принятии/увольнении в разделе «Сведения о работе»:
- В записях должна указываться дата начала выполнения работы, полное наименование предприятия, организации или учреждения, название должности или профессии, а также номера и даты приказов о принятии/увольнении.
- Если за время работы название предприятия изменялось, то отдельной строкой должна быть сделана запись о переименовании с указанием распорядительного акта, его даты и номера.
- Записи об увольнении или переводе должны быть осуществлены в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и ссылкой на соответствующую статью закона.
- Записи об увольнении должны быть удостоверены печатью.
Для оцифровки сведений о трудовой деятельности можно представить сканкопии следующих документов:
- трудовая книжка;
- документы о получении образования;
- военный билет;
- свидетельство о рождении ребенка для женщин;
- трудовые договоры; - справки периоды работы при отсутствии трудовой книжки.
Застрахованное лицо может увидеть свою электронную трудовую книжку:
- в личном кабинете на вебпортале Пенсионного фонда Украины или в мобильном приложении «Пенсионный фонд» выбрать пункт «Электронная трудовая книжка» в левом боковом меню;
- нажать кнопку «Данные ЭТК» и выбрать вкладку «Оцифрованная ЭТК»;
- во вкладке «Скан-копии трудовой книжки» есть все сканы документов, предоставленных для оцифровки периодов трудовой деятельности.
Как оцифровать трудовую книжку самостоятельно через вебпортал ПФУ
Трудовая книга — это официальный документ, в котором фиксируется весь ваш трудовой путь: места работы, должности, стаж. Именно она долгие годы являлась главным подтверждением для начисления пенсии и социальных выплат. Украина переходит на электронный формат учета трудовой деятельности. Это имеет несколько преимуществ: надежное хранение данных без риска потери или повреждения бумажной книги, быстрый доступ к информации онлайн, упрощение процедур при оформлении пенсии и других выплат. Законом определено 5 лет на перевод трудовых книжек в цифровую форму (с 5 февраля 2021 года по 10 июня 2026 года). Поэтому следует сделать это заранее, чтобы избежать лишних хлопот.
Для онлайн-подачи заявления алгоритм действий таков:
- Шаг 1. На вебпортале ПФУ авторизуйтесь в личном кабинете через квалифицированную электронную подпись (КЭП).
- Шаг 2. В разделе «Коммуникации по ПФУ» выберите вкладку «Сведения о трудовых отношениях».
- Шаг 3. Заполните общие данные и согласитесь на передачу и обработку персональных данных.
- Шаг 4. Прикрепите скан-копии необходимых документов и нажмите кнопку «Подписать и отправить в ПФУ».
С результатами обработки заявления можно ознакомиться в разделе «Мои обращения». Сканированные копии всех заполненных страниц трудовой книжки необходимо подавать в хронологическом порядке, соблюдая следующие требования:
- должны содержать четкие изображения полного состава текста документа и его реквизитов – название, серия и номер, дата выдачи, печати, подписи, фамилия, имя и отчество владельца, а также все записи по трудовому стажу;
- сохранены в форматах JPG или PDF;
- размер каждого файла не должен превышать 1 МБ;
- рекомендуемое качество сканирования – 300 dpi, чтобы обеспечить высокую детализацию;
- названия должны соответствовать виду;
- отсканированного документа.
Следите за нами в Telegram
Сейчас читают на Информаторе
