Каждый второй бухгалтер переподписывает документы: аналитика "Вчасно" и YouControl
С апреля 2024 по май 2025 года документ для подписания отклоняли 57 762 пользователя Вчасно.ЕДО, среди них — почти 20 тысяч бухгалтеров, что составляет 33%
С апреля 2024 г. по май 2025 г. документ для подписания отклоняли 57 762 пользователя Вчасно.ЕДО, среди них — почти 20 тысяч бухгалтеров, что составляет 33%. Больше всего случаев переподписанных бухгалтерами документов среди работающих компаний — в оптовой торговле (14.6%), в сфере транспорта и логистики (7.8%) и сельского хозяйства (7.4%). YouControl совместно с Вчасно проанализировали секторы и географию переподписания и выяснили, какие последствия это может иметь для предприятий. Подробнее – в материале.
Каждый день тысячи бухгалтеров по всей Украине обрабатывают, проверяют и подписывают финансовые документы в электронном виде. Но далеко не каждый документ подписывается с первого раза. Повторное переподписание — то есть ситуация, когда документ уже был подписан, но из-за ошибок, несоответствий или изменений условий его приходится отзывать, исправлять и подписывать повторно — оказывается распространенным и недооцененным явлением. В среднем каждый такой случай может стоить компании от нескольких сотен до нескольких тысяч гривен — с учетом времени, оплаты труда, риска штрафов и задержки сделок.
География ошибок: какие области переподписывают документы наиболее активно
Наибольшее количество компаний, где бухгалтеры переподписывали документы, зарегистрировано в Киеве — 8074 компании, что составляет 44.9% от общего количества.
Значительную долю имеют также Киевская область (8%) и Днепропетровская область (6.4%), с количеством компаний, где были переподписаны документы, соответственно 1437 и 1144. Кроме того, такие области как Харьковская (6.2%) и Львовская (6.0%) также имеют значительную долю в общем распределении. Меньшие показатели зафиксированы в Сумской (1%), Кировоградской (0.9%) и Закарпатской (0.9%) областях, а наименьшие – во временно оккупированных Луганской области, Севастополе и Крыму, где зафиксированы нулевые значения. Во всех регионах Украины было зарегистрировано 17 988 случаев переподписанных документов.
Города, где бухгалтеры переподписывают документы чаще всего
Анализ данных о городах, где бухгалтеры чаще всего переподписывали документы, показывает четкое доминирование Киева, где зарегистрировано более 44% всех случаев. Это объяснимо тем, что столица является экономическим и финансовым центром страны. Здесь сконцентрировано наибольшее количество компаний, предприятий и организаций, что увеличивает вероятность корректировки документов. Также многие бизнесы в Киеве имеют сложную структуру бухгалтерии, что способствует большему количеству изменений в документах.
Другие крупные города, такие как Харьков, Днепр, Львов и Одесса, также демонстрируют значительную часть переподписанных документов, что свидетельствует о высоком уровне экономической активности в этих регионах. Эти города являются важными экономическими, торговыми и культурными центрами, что обуславливает большое число предприятий, а следовательно, и больше случаев изменения бухгалтерских документов. Кроме того, в регионах с развитыми индустриями, такими как Харьков (технологии и производство) или Одесса (транспорт и логистика), часто возникают ситуации, когда документы нуждаются в уточнениях или корректировках из-за специфики ведения бизнеса в таких секторах.
Отраслевой фактор
Больше всего случаев переподписанных документов среди компаний разных секторов экономики наблюдается в оптовой торговле, где таких компаний 2623, что составляет 14.6% от общего количества. Значительная доля зафиксирована также в секторах транспорта и логистики (7,8%) и сельского хозяйства (7,4%), где бухгалтеры переподписывали документы в 1398 и 1329 компаниях соответственно. Остальные важные сектора, где происходит значительное количество переподписанных документов, включают информационные технологии (5.7%) и пищевую промышленность (5.2%).
Среди других секторов, где часто переподписывали документы, можно выделить розничную торговлю (5.1%), другие услуги (5.1%), медицинские учреждения (4.1%), строительные компании (3.9%) и риелторский бизнес (3.8%). Далее следуют машиностроение, реклама и маркетинг, фармацевтическая промышленность, общепит и общественные организации, где доля переподписанных документов варьируется от 2.4% до 3.2%. Эти данные отражают широкий спектр отраслей, где наблюдается высокий уровень необходимости корректировки документов, что может указывать на некоторые особенности бухгалтерского учета в каждом из этих секторов.
Повторное переподписание документов — сигнал о более глубоких процессах в организации бизнеса: от уровня внутреннего контроля до качества коммуникации между подразделениями.
По мнению специалистов отдела бухгалтерии YouControl, переподписание – это не только об ошибках, но и об особенностях рабочих процессов. Ведь подписантом может быть не только директор или бухгалтер, но и начальник департамента или менеджер. К тому же ответственное лицо может уйти в отпуск и подписант будет другим, а контрагент может не обратить на это внимание. Именно такие ситуации и становятся частой причиной переподписаний. Также случаются технические ошибки или срабатывающий человеческий фактор.
Облегчению работы и минимизации количества ошибок может способствовать автоматизация бизнес-процессов. Например, для бухгалтеров при работе с подписанием документов очень полезным YouScore — это API от YouControl для автоматизации комплаенса и заполнения данных контрагентов.
Сколько может стоить компании одна ошибка?
Переподписание — одна из самых очевидных, но наиболее распространенных проблем в ежедневной деятельности компаний. "Каждое отклонение - это возврат документа на доработку, требующий повторного привлечения ответственного специалиста. А это - дополнительные затраты времени и ресурсов. В бумажном формате переподписание может затянуться на дни или даже недели. В электронном - достаточно нескольких кликов. И при больших объемах документооборота эта разница имеет решающее значение", — комментируют специалисты сервиса цифровых решений для бизнеса "Вчасно".
Средняя стоимость подписания одного бумажного документа может достигать 300 гривен — сюда входит печать, логистика и рабочее время ответственного специалиста. В случае переподписания эти расходы увеличиваются. Для компаний, ежемесячно отправляющих сотни или тысячи документов, это превращается в десятки тысяч гривен дополнительных расходов.
Для сравнения, стоимость электронного подписания одного документа составляет от 1 до 5 гривен. Но главное преимущество – не в цене. Это – скорость, контроль и удобство. Согласовать, подписать или отправить электронный документ можно в любом месте и в любое время. Электронный документооборот позволяет в реальном времени видеть статус документа, историю изменений, действия контрагента. Ошибку можно исправить онлайн, не печатая документ снова. Это время, которое бухгалтер может сэкономить и потратить на другие задачи, а не на рутину с бумагами. Упрощение ежедневной рутины — один из весомых эффектов цифровизации. Там, где раньше бухгалтера тратили 2–3 часа на подготовку документов, теперь достаточно 5–10 минут.
Полная версия материала на сайте YouControl
Партнерский материал
Следите за нами в Telegram
Сейчас читают на Информаторе
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:
- Малый бизнес: от рекордных закрытий до стабилизации во втором квартале 2025 года
- Бухгалтеров ждут большие хлопоты: Правительство приняло законопроект
- Опасные отходы в Украине: где, кем и как создается больше всего токсичных веществ
- Украинцы за прошлый год съели мороженое более чем на 13,3 млрд грн: кто из производителей заработал больше всего
- Кто владеет украинскими недрами: анализ компаний и иностранных совладельцев
